Voorraadwaardering bepaalt welke financiële waarde je voorraad heeft en hoe deze waarde in je boekhouding wordt verwerkt. Dat heeft invloed op je balans, kostprijs van de omzet, brutomarge en financiële rapportages.
Odoo houdt daarbij twee zaken bij:
de fysieke voorraad en de waarde daarvan in de voorraadadministratie;
de financiële verwerking van die voorraadwaarde in de boekhouding.
In dit artikel leggen we uit hoe voorraadwaardering in Odoo werkt. We bespreken de verschillende kostprijsmethoden, voorraadbewegingen, boekingen, logistieke kosten, partijen en serienummers.
Wat is voorraadwaardering?
Voorraadwaardering is het bepalen van de financiële waarde van de producten die je op een bepaald moment in voorraad hebt.
Stel dat je honderd producten in je magazijn hebt liggen. Die producten kunnen op verschillende momenten en tegen verschillende prijzen zijn ingekocht. Toch moet je op ieder moment kunnen bepalen wat de totale voorraad waard is.
Die waarde is belangrijk voor:
de voorraad op de balans;
de kostprijs van de omzet;
de brutomarge;
financiële rapportages;
maand- en jaarafsluitingen;
de controle tussen magazijn en boekhouding.
Odoo berekent de voorraadwaarde op basis van voorraadbewegingen en de gekozen kostprijsmethode. Een ontvangst verhoogt de voorraadwaarde. Een levering, retour aan een leverancier of scrap verlaagt de voorraadwaarde.
Een interne verplaatsing binnen je eigen voorraad verandert de totale voorraadwaarde niet. De producten bevinden zich alleen op een andere locatie.
De drie kostprijsmethoden in Odoo
Odoo kent drie kostprijsmethoden:
Standaard kostprijs;
Gemiddelde kostprijs;
FIFO: First in, first out.
Je stelt de kostprijsmethode in op de productcategorie. De methode bepaalt tegen welke waarde producten worden ontvangen, geleverd en in voorraad blijven.
1. Standaardkostprijs of vaste verrekenprijs (VVP)
Bij de standaardkostprijs, ook wel vaste verrekenprijs genoemd, gebruik je één vaste kostprijs per product. Die prijs wordt handmatig vastgesteld en verandert niet automatisch wanneer je tegen een andere prijs inkoopt.
Voorbeeld:
vaste verrekenprijs: € 10;
ontvangst tegen € 12;
voorraadwaarde per ontvangen product: € 10.
Het verschil tussen de vaste verrekenprijs en de werkelijke factuurprijs moet volgens de ingestelde boekhoudkundige rekeningen worden verwerkt. Hiervoor kan een rekening voor prijsverschillen worden gebruikt.
De standaardkostprijs is vooral geschikt wanneer:
inkoopprijzen stabiel zijn;
je met vaste kostprijzen werkt;
je de waardering voorspelbaar wilt houden;
je prijsverschillen afzonderlijk wilt analyseren.
Een vaste verrekenprijs zegt dus niet automatisch wat je werkelijk voor een product hebt betaald. Het is een afgesproken waarde waarmee je voorraad en voorraadbewegingen verwerkt.
2. Gemiddelde kostprijs
Bij de gemiddelde kostprijs berekent Odoo na iedere nieuwe ontvangst een gewogen gemiddelde.
Voorbeeld:
ontvangst van 8 producten tegen € 10: totale waarde € 80;
ontvangst van 4 producten tegen € 16: totale waarde € 64;
totale voorraad: 12 producten;
totale waarde: € 144;
gemiddelde kostprijs: € 12.
Wanneer je daarna 10 producten levert, waardeert Odoo deze levering tegen € 12 per product. De kostprijs van de levering is dan € 120.
De twee resterende producten vertegenwoordigen samen een waarde van € 24.
De gemiddelde kostprijs is geschikt voor producten waarbij:
de inkoopprijzen regelmatig veranderen;
je grote hoeveelheden verhandelt;
afzonderlijke voorraadlagen minder belangrijk zijn;
je prijsverschillen over de voorraad wilt spreiden.
3. FIFO: First in, first out
Bij FIFO, oftewel First in, first out, waardeert Odoo uitgaande producten op basis van de oudste voorraadlagen.
Gebruik hetzelfde voorbeeld:
8 producten ontvangen tegen € 10;
4 producten ontvangen tegen € 16;
10 producten geleverd.
De levering bestaat dan uit:
8 producten tegen € 10 = € 80;
2 producten tegen € 16 = € 32.
De totale kostprijs van de levering is € 112.
De twee resterende producten komen uit de tweede ontvangst en hebben samen een waarde van € 32.
FIFO is geschikt wanneer:
inkoopprijzen sterk wisselen;
de volgorde van binnenkomst belangrijk is;
oudere voorraad eerst moet worden verbruikt;
je de resterende voorraadlagen afzonderlijk wilt kunnen volgen.
FIFO is niet hetzelfde als een magazijnstrategie. Een magazijnstrategie bepaalt welke producten een medewerker verzamelt. De kostprijsmethode bepaalt tegen welke waarde de voorraad financieel wordt verwerkt.
Voorraadadministratie en boekhouding
De voorraadadministratie in Odoo wordt direct bijgewerkt wanneer producten fysiek bewegen.
Bij een ontvangst
neemt de voorraadhoeveelheid toe;
neemt de voorraadwaarde toe;
wordt een nieuwe voorraadlaag aangemaakt of de gemiddelde kostprijs aangepast.
Bij een levering
neemt de voorraadhoeveelheid af;
neemt de voorraadwaarde af;
wordt de kostprijs van de geleverde producten bepaald.
De financiële verwerking in de boekhouding volgt een afzonderlijk proces. Bij permanente voorraadwaardering wordt de boekhoudkundige voorraadwaarde afgestemd op de voorraadbewegingen, facturen en afsluitboekingen.
Daardoor kan de voorraadwaarde in de voorraadadministratie tijdelijk afwijken van de waarde in de boekhouding.
Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer:
producten al zijn ontvangen, maar de leveranciersfactuur nog niet is geboekt;
producten al zijn geleverd, maar de klantfactuur nog niet is geboekt;
een factuur in een andere periode wordt verwerkt dan de voorraadbeweging;
er retouren of correcties zijn;
er verschillen ontstaan door afrondingen of prijswijzigingen.
Met de afsluitboeking en aanvullende boekingen voor nog te ontvangen of nog te factureren bedragen zorgt Odoo ervoor dat de voorraadadministratie en boekhouding weer op elkaar aansluiten.
Belangrijk: een ontvangst verhoogt direct de voorraadwaarde in Odoo, maar dat betekent niet dat op hetzelfde moment altijd een identieke financiële boeking in de boekhouding wordt aangemaakt.
Welke boekingen ontstaan er?
De precieze boekingen zijn afhankelijk van je instellingen, productcategorieën, kostprijsmethode en het moment waarop facturen worden verwerkt.
Bij een ontvangst
De fysieke voorraad en de voorraadwaarde nemen toe. De voorraadadministratie registreert wat er is ontvangen en tegen welke waarde.
Wanneer de leveranciersfactuur wordt geboekt, verwerkt Odoo de financiële kant van de aankoop. De voorraadwaarderingsrekening en de rekening voor de leverancier worden volgens de ingestelde inrichting bijgewerkt.
Bij een leveranciersfactuur
De leveranciersfactuur bevat de financiële waarde van de aankoop. Als de factuur afwijkt van de ontvangst, bijvoorbeeld door extra kosten of een andere prijs, kan Odoo het verschil verwerken via de daarvoor ingestelde rekeningen.
Bij een levering
De fysieke voorraad en de voorraadwaarde nemen af. De kostprijs van de geleverde producten wordt bepaald op basis van de gekozen kostprijsmethode.
Als de levering en de factuur in verschillende perioden vallen, gebruikt Odoo aanvullende boekingen om de financiële rapportage op de juiste periode aan te laten sluiten.
Bij een interne verplaatsing
Een verplaatsing tussen twee interne locaties verandert de totale voorraadwaarde niet. De producten zijn nog steeds eigendom van dezelfde onderneming.
Bij een retour aan een leverancier
Een retour aan een leverancier verlaagt de voorraadhoeveelheid en verwijdert de bijbehorende waarde uit de voorraad. Odoo gebruikt daarbij dezelfde kostprijsmethode als bij andere uitgaande voorraadbewegingen.
Logistieke kosten toevoegen aan de voorraadwaarde
Naast de inkoopprijs kunnen er extra kosten zijn die bij een product horen. Denk aan:
transport;
verzekering;
invoerrechten;
belastingen;
handlingkosten;
andere kosten die samenhangen met het ontvangen van goederen.
In Odoo kun je deze logistieke kosten aan een ontvangst koppelen. Odoo verdeelt de kosten vervolgens over de betrokken producten.
Je kunt de kosten verdelen:
gelijkmatig;
op basis van hoeveelheid;
op basis van huidige kostprijs;
op basis van gewicht;
op basis van volume.
De logistieke kosten verhogen de voorraadwaarde van de betrokken producten. Ze worden dus niet automatisch volledig als algemene kosten verwerkt.
Voor het toepassen van logistieke kosten moeten de betrokken productcategorieën gebruikmaken van de gemiddelde kostprijs of FIFO. De ontvangst moet zijn verwerkt voordat de logistieke kosten kunnen worden berekend en bevestigd.
Waardering per partij of serienummer
Odoo kan voorraad niet alleen per product, maar ook per partij of serienummer waarderen.
Dit is nuttig wanneer:
verschillende partijen tegen verschillende prijzen zijn ingekocht;
je de werkelijke kostprijs per partij wilt volgen;
je producten met een beperkte houdbaarheid verkoopt;
je specifieke partijen wilt afwaarderen;
je de kosten van onderdelen in een geproduceerd product wilt volgen.
Voor waardering per partij of serienummer moet je:
partijen en serienummers activeren;
voorraadtracking instellen;
FIFO of gemiddelde kostprijs gebruiken;
waardering per partij of serienummer activeren.
Odoo toont vervolgens de waarderingslagen per partij of serienummer. Je kunt deze informatie bekijken in het voorraadwaarderingsrapport of via de waarderingsknop op de partij- of serienummerkaart.
Scrap en voorraadverlies
Wanneer producten beschadigd, verlopen of onverkoopbaar zijn, kun je ze afboeken als scrap.
Een scrapbeweging:
verlaagt de fysieke voorraad;
verlaagt de voorraadwaarde;
verplaatst het product naar een virtuele voorraadverlieslocatie.
Wil je de waarde van scrapped producten zichtbaar maken in je winst-en-verliesrekening, dan richt je een aparte voorraadverlieslocatie in met een verliesrekening.
Zo kun je bijvoorbeeld afzonderlijk rapporteren over:
beschadigde producten;
verlopen producten;
breuk;
diefstal;
voorraadverschillen.
Scrap gebruikt dezelfde kostprijsmethode als andere uitgaande voorraadbewegingen. Bij FIFO wordt de waarde van de oudste relevante voorraadlaag gebruikt. Bij gemiddelde kostprijs gebruikt Odoo de actuele gemiddelde waarde.
Waar controleer je de voorraadwaarde?
In Odoo kun je de voorraadwaarde op verschillende plaatsen controleren.
Voorraadrapport
Ga naar:
Voorraad → Rapportage → Voorraad
Daar kun je onder andere bekijken:
de actuele voorraadhoeveelheid;
de waarde per product;
de kostprijs per stuk;
de resterende waarde van ontvangen voorraad;
de voorraadwaarde per locatie;
de voorraadwaarde per partij of serienummer.
Bij de kostprijs kun je zien hoe de waarde is opgebouwd. Bij de totale waarde zie je welke inkomende voorraad nog aanwezig is.
Boekhoudkundige voorraadwaardering
Ga naar:
Boekhouding → Controle → Voorraadwaardering
Hier zie je het verschil tussen:
de waarde volgens de voorraadadministratie;
de waarde die al in de boekhouding is verwerkt;
voorraadvariaties;
nog te ontvangen of nog te factureren bedragen;
eventuele voorraadverliezen.
Vanuit dit rapport kun je een afsluitboeking genereren. Controleer deze boeking altijd voordat je haar definitief verwerkt.
Veelvoorkomende oorzaken van verschillen
Een verschil tussen voorraad en boekhouding kan verschillende oorzaken hebben:
een leveranciersfactuur ontbreekt;
een klantfactuur is nog niet geboekt;
een ontvangst en factuur vallen in verschillende perioden;
een product staat in de verkeerde productcategorie;
een rekening is verkeerd ingesteld;
een retour is verkeerd verwerkt;
er is negatieve voorraad ontstaan;
logistieke kosten zijn nog niet verwerkt;
er is een voorraadcorrectie uitgevoerd;
een product heeft een onjuiste kostprijsmethode;
een waarderingslaag bevat een foutieve waarde.
Controleer daarom niet alleen het eindbedrag, maar ook de onderliggende voorraadbewegingen en boekingen.
Praktische controle met een testproduct
Je kunt de werking eenvoudig testen met een testproduct.
Gebruik de gemiddelde kostprijs en begin zonder voorraad:
Ontvang 8 producten tegen € 10.
Ontvang daarna 4 producten tegen € 16.
Controleer de gemiddelde kostprijs van € 12.
Lever 10 producten.
Controleer een kostprijs van € 120 voor de levering.
Controleer een resterende voorraadwaarde van € 24.
Herhaal dezelfde test met FIFO:
Ontvang 8 producten tegen € 10.
Ontvang 4 producten tegen € 16.
Lever 10 producten.
Controleer een kostprijs van € 112.
Controleer de resterende voorraadlaag van € 32.
Let erop dat je de test uitvoert zonder eerdere voorraad, logistieke kosten, retouren of negatieve voorraad. Anders kunnen de uitkomsten afwijken.
Samenvatting
Voorraadwaardering in Odoo bestaat uit meer dan alleen de waarde van producten op een magazijnlocatie.
De uitkomst wordt bepaald door:
de gekozen kostprijsmethode;
de voorraadbewegingen;
de ingestelde productcategorie;
logistieke kosten;
partijen en serienummers;
retouren en scrap;
de timing van facturen;
afsluitboekingen en aanvullende boekingen.
Bij permanente voorraadwaardering worden de voorraadgegevens in Odoo direct bijgehouden en wordt de financiële aansluiting tussen voorraad, facturen en boekhouding zorgvuldig bewaakt.
Een juiste inrichting voorkomt verrassingen bij maandafsluitingen en jaarafsluitingen. Controleer daarom regelmatig niet alleen hoeveel voorraad je hebt, maar ook hoe Odoo deze voorraad financieel waardeert.
