Waarom heb je een ERP Consultant nodig?

Een ERP-systeem online is toch eenvoudig?

Steeds meer bedrijven zien de voordelen van een ERP-systeem en daarbij worden deze pakketten steeds toegankelijker en eenvoudiger in gebruik. Iedere softwareleverancier biedt een demonstratieomgeving aan en je kunt het ERP-systeem op je gemak verkennen. Bevalt de software, dan kun je vaak direct een abonnement afsluiten en ben je klaar om te starten. 

Maar ben je dan klaar om te starten? Nee, je zult het pakket moeten instellen en moeten vullen met gegevens. Een ERP-systeem kan en doet niets, zonder dan je hem vertelt wat te doen en op welke manier. Het ERP-systeem is maar een tool, een hulpmiddel om je te helpen met het beheersen van je bedrijfsprocessen. En daar gaat het precies om. Het gaat om processen en mensen en niet om het ERP-systeem zelf. Je zult je bedrijfsprocessen moeten onderbrengen in het ERP-systeem en je zult de gebruikers van het systeem moeten opleiden en trainen. Dit is het vakgebied van een ERP-consultant.

Maar een online ERP-systeem is toch heel eenvoudig? Dat kan ik toch zelf? Helaas wordt het vaak onderschat, ook online ERP-systemen hebben de nodige functionaliteit en dus ook complexiteit.

Wat is het doel van een bedrijf?

Hoe zit je bedrijfsproces in elkaar? Wie is waar verantwoordelijk voor? Welke informatie deel ik met wie en hoe doen we dat? Waar zitten bottlenecks in mijn huidige proces? Zomaar een aantal vragen waar je over na moet denken. En geloof me, er zijn er nog veel meer. Aan het goed en effectief in gebruik nemen van een ERP-systeem gaat heel wat denkwerk aan vooraf. Blijf alert en vergeet niet, het ERP-systeem is een hulpmiddel wat moet bijdragen aan het doel van het bedrijf. Bij iedere keuze over een procesinrichting en bij iedere vraag over een gewenste functionaliteit van het ERP-systeem, vraag jezelf altijd af; “Hoe draagt dit bij aan het doel van het bedrijf?”. Het is de taak van een ERP Consultant om je hierbij continu uit te dagen en door te vragen. Waarom wil je dit? Wat is het doel? Heb je deze alternatieven bekeken? Vragen die je moet stellen, om je te behoeden voor een van de grootste valkuilen van een ERP-systeem en dat is onnodige complexiteit.

Het gaat om mensen en processen

Je houdt je gehele bedrijf tegen het licht en bepaalt hoe het ERP-systeem de mensen, binnen het bedrijf, gaat ondersteunen. Vragen die je jezelf daarbij stelt zijn bijvoorbeeld: Hoe is het bedrijf gesitueerd? Wat voor soort mensen werken er? Wie vindt verandering moeilijk? Hoe lopen de informatiestromen? 

Je ziet tegenwoordig veel ondersteunende bedrijven die online hulp bieden. Bedrijven die zelfs beweren een gehele implementatie online te begeleiden. Maar hoe geef je goed antwoord op de eerder genoemde vragen? Hoe kun je een bedrijf en zijn werknemers goed adviseren als je het bedrijf en de mensen niet hebt gezien? Als het draait om mensen en processen en de ERP-software is een tool die de werknemers moeten gaan gebruiken, dan moet je er midden instaan. Je bent op de werkvloer aanwezig. Niet één keer, meer heel veel keer. Alleen dan kun je goed adviseren en mensen echt helpen.

Zorg ervoor dat de toekomstige gebruikers van het systeem betrokken zijn. Train ze en help ze, net zolang totdat ze het plezierig vinden om met het systeem te werken. Alleen werknemers die het eenvoudig worden gemaakt, zullen die waardevolle informatie invoeren in een ERP-systeem die je nodig hebt. Maak je het ingewikkeld of is het doel niet duidelijk, dan zal het ERP-systeem niet optimaal gebruikt worden en wordt de informatie incompleet of niet accuraat.

Ontevreden over je ERP-systeem?

“Het systeem is zo star, langzaam en complex”. Maar ook hebben gebruikers vaak geen idee, waarom ze een bepaalde handeling uitvoeren of waarom ze bepaalde informatie invoeren. Helaas hoor ik dit maar al te vaak als ik bij bedrijven spreek met de gebruikers van een ERP-systeem. Het resultaat is dat er subsystemen (voornamelijk Excel) worden gebruikt voor het oplossen van deze problemen. Het is echter vaak het begin van het einde. Gebruikers zijn ontevreden en voeren niet meer de belangrijke informatie in, in het ERP-systeem. Het management gebruikt het ERP-systeem niet meer omdat de informatie niet compleet is. Het systeem stort langzaam in en de subsystemen winnen het. Ontevredenheid en inefficiëntie neemt alleen maar toe. 

De ERP-consultant kan helpen

Ik startte dit blog met de vraag “Maar is dat wel zo verstandig om te starten zonder hulp?”. Ik ben van mening dat een goede ERP-consultant onmisbaar is. Je hebt gekozen om een nieuw ERP-systeem te gaan gebruiken en je staat aan het begin van een nieuwe fase. Het is een ERP-consultant, zijn dagelijks werk om bedrijfsprocessen te analyseren en om te zetten in een goede oplossing binnen het ERP-systeem. Maar ook het persoonlijke contact met de werknemers, waarbij de consultant ze helpt in dit veranderproces, is een heel belangrijke taak.

Onderschat een ERP-implementatie niet en loop niet in de valkuil, door te denken dat zelf goed goedkoper en efficiënter is. Natuurlijk zijn er positieve uitschieters, maar helaas zie ik het toch (te) vaak mis gaan. Er worden verkeerde keuzes gemaakt en er is onvoldoende tijd om alle werkzaamheden goed en tijdig te kunnen uitvoeren. Er wordt online gezocht naar de juiste informatie en er wordt veel waardevolle tijd verloren. Schoenmaker blijf bij je leest en laat je helpen door een goede ERP-consultant. Een ERP-consultant brengt je ervaring, kennis, rust en zorgt voor een duidelijke planning en voortgang van je project.